Hilfe zum E-Rechnungshelfer

Hier steht, was das Programm kann und wie Sie es bedienen. Diese Seite öffnet sich in einem eigenen Tab, Ihre Arbeit in der Anwendung geht dabei nicht verloren.

1. Das Wichtigste in Kürze

Der E-Rechnungshelfer macht drei Dinge:

Prüfen: Er kontrolliert, ob eine E-Rechnung den Regeln entspricht (XRechnung, ZUGFeRD / Factur-X, europäische Norm EN 16931).
Vergleichen: Bei einer PDF mit eingebetteter E-Rechnung prüft er, ob das, was Sie in der PDF lesen, auch in den Daten der E-Rechnung steht.
Erzeugen: Aus einer gewöhnlichen PDF-Rechnung macht er mit Ihrer Hilfe eine PDF mit eingebetteter E-Rechnung (ZUGFeRD / Factur-X).

Sie müssen nichts auswählen: Legen Sie eine Datei auf der Startseite ab, das Programm erkennt selbst, was zu tun ist.

Grenzen. Erlaubt sind PDF- und XML-Dateien bis 10 MB je Datei (zusammen höchstens 20 MB). PDFs bis 20 Seiten und mit auswählbarem Text, also keine Scans oder Fotos. Die Auswertung ist eine technische Hilfe und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung.

2. Eine Rechnung prüfen

Melden Sie sich an. Auf der Startseite ziehen Sie die Datei in das Feld „Rechnung hier ablegen oder auswählen“, oder Sie klicken darauf und wählen die Datei aus. Sie können die Datei auch an einer beliebigen Stelle der Seite ablegen.
Gehören eine PDF und eine XML-Datei zusammen, wählen Sie beide Dateien gemeinsam aus.
Das Programm liest die Datei und prüft sie sofort. Die Ergebnisse erscheinen untereinander, jeweils mit einem Farbzeichen:
- Grün: in Ordnung.
- Gelb: Hinweise. Die Rechnung ist gültig, aber es lohnt sich, sie anzusehen.
- Rot: „Das muss korrigiert werden“. Zu jedem Fehler steht, was zu tun ist.
Neben den Pflichtangaben gibt es „optionale“ Regeln, vor allem aus XRechnung und Peppol. Sie sind nur ein kleiner Marker, der sich per Klick öffnen lässt. Eine Rechnung wird wegen solcher Regeln nicht ungültig, außer Sie haben das Profil XRechnung oder Peppol gewählt.
Die technischen Meldungen der Prüfung stehen bei Bedarf unter „Technische Details“.

Enthält eine PDF noch keine E-Rechnung, fragt das Programm, ob eine erzeugt werden soll (siehe Abschnitt 4). Eine reine XML-Datei wird nur geprüft; es gibt dann keine PDF zum Vergleichen.

3. Vergleich mit der PDF

Bei einer PDF mit eingebetteter E-Rechnung steht im Ergebnis „Vergleich PDF mit XML“. Das Programm sucht die Angaben aus der E-Rechnung (Rechnungsnummer, Datum, Namen, Beträge, IBAN, Positionen) im Text der PDF.

Alles gefunden: grün, die PDF zeigt dasselbe wie die Daten.
Etwas nicht gefunden: gelb oder rot. Das kann ein echter Unterschied sein, oder die Angabe steht in der PDF nur anders geschrieben (zum Beispiel zweizeilig). Prüfen Sie diese Stellen selbst.
Über „Vergleich mit der PDF ansehen“ öffnet sich die PDF im Vollbild. Ein Klick auf eine Zeile der Tabelle zeigt die Stelle in der PDF. Dort lässt sich mit den Knöpfen oder den Tasten + und - vergrößern und verkleinern. Esc schließt die Ansicht.
Wird bei einer IBAN aus dem Ausland gewarnt, ist das ein Hinweis zur Vorsicht: Betrüger tauschen gern Kontonummern aus. Rufen Sie im Zweifel beim Rechnungssteller an, unter einer Nummer, die Sie schon kennen.

4. Aus einer PDF eine E-Rechnung erzeugen

Wenn Ihre PDF noch keine E-Rechnung enthält, klicken Sie auf „Ja, E-Rechnung erzeugen“. Sie zeigen dem Programm in der PDF, wo welche Angabe steht. Das Programm erzeugt daraus die Daten und hängt sie an die PDF an. Die PDF selbst sieht danach genauso aus wie vorher.

So geht es

Neben Ihrer PDF sehen Sie jeweils eine Frage (zum Beispiel „Wie lautet die Rechnungsnummer?“).
Vorschläge: Wo das Programm eine Angabe sicher erkennt, bietet es sie an. Mit „Übernehmen“ ist sie eingetragen.
Selbst zeigen: Klicken Sie in das Feld und markieren Sie den Text in der PDF: Maustaste gedrückt halten und über die Wörter ziehen. Der Text wird eingetragen. Für mehrere Zeilen gibt es einen Rahmen-Modus. Mit gedrückter Umschalt-Taste hängen Sie die Auswahl an den vorhandenen Text an.
Direkt an der Auswahl erscheint ein kleiner Kasten mit „↶ Rückgängig“ und, wenn der Schritt vollständig ist, „Weiter ›“. Bei einem einzelnen Feld geht es nach kurzer Zeit von selbst weiter, ein Balken zeigt das an. Gehen Sie mit der Maus auf den Kasten, wartet das Programm auf Sie.
Sie können jede Angabe auch von Hand eintippen. Felder, die nicht ausgefüllt sein müssen, sind als freiwillig gekennzeichnet.
Positionen: Bei vielen Positionen schlägt das Programm eine Tabelle vor. Positionen, die nicht dazugehören, wählen Sie ab. Die Summe der Positionen wird mit dem Nettobetrag verglichen, bei Abweichungen gibt es einen Hinweis.
Bei Summen, Steuer und IBAN prüft das Programm sofort, ob alles zusammenpasst (zum Beispiel Netto plus Steuer gleich Brutto, Prüfsumme der IBAN). Meldet es etwas, steht dort, woran es liegt.
Am Ende zeigt „Alles prüfen und E-Rechnung erzeugen“ eine Übersicht. Über „Ändern“ springen Sie zu einer Angabe zurück. Alle anderen Angaben bleiben erhalten.

Das Ergebnis

Nach „E-Rechnung erzeugen“ öffnet sich ein Fenster mit dem Fortschritt und dem Prüfergebnis. Währenddessen ist nichts bedienbar.
„PDF mit E-Rechnung“ ist der Hauptknopf: Sie laden die fertige PDF herunter. „Nur XML herunterladen“ liefert nur die Datensatz-Datei.
Ist die PDF eine PDF/A-Datei, bleibt sie es. Wenn eine Umwandlung nach PDF/A-3 möglich und geprüft ist, wird sie vorgenommen, sonst nicht. Warum, zeigt ein kleines Info-Zeichen () im Ergebnis.
Ist das Ergebnis grün mit Haken, gibt es keine Beanstandung. Gelb heißt: bitte die Hinweise lesen. „Zur Angabe“ springt zur betreffenden Stelle, dort steht auch „Zurück zum Ergebnis“. Haben Sie nichts geändert, kommt das alte Ergebnis wieder, sonst wird neu erzeugt.

5. Ergebnis per E-Mail senden

Zeigt eine Rechnung Fehler, müssen Sie sie meist beim Aussteller beanstanden. Dafür gibt es überall, wo ein Ergebnis steht, den Knopf „✉ Ergebnis per E-Mail senden …“.

Sie geben die Empfängeradresse an und können einen eigenen Text ergänzen.
Angehängt werden die PDF und/oder die XML-Datei sowie das Prüfergebnis als Text.
Absender ist der Dienst. Antworten gehen an Ihre eigene Adresse (Antwort-an).
Pro Stunde ist die Zahl der Mails begrenzt, damit der Dienst nicht missbraucht wird.

6. Tastaturkürzel und Maus

Alles geht auch mit Knöpfen. Die Kürzel sind nur eine Abkürzung. Sie stören nie die Eingabe: Einzeltasten wirken nicht, solange der Cursor in einem Eingabefeld steht, denn dort sind + und - normale Zeichen (Datum, IBAN, Beträge). Die Tastenkombinationen Strg oder Cmd mit +, -, 0 gehören Ihrem Browser (Seitenzoom).

Taste	Wo	Wirkung
`Enter`	Eingabefeld im Assistenten	Nächstes Feld; im letzten Feld der nächste Schritt; in „Alles prüfen“ wird die E-Rechnung erzeugt
`Tab` / `Umschalt`+`Tab`	Überall	Fokus weiter / zurück. In geöffneten Fenstern bleibt der Fokus im Fenster
`Esc`	Kasten nach einer Auswahl in der PDF	„Rückgängig“: Auswahl zurücknehmen
`Esc`	Fenster (Ergebnis, Vergleich, E-Mail)	Schließen. Wirkt nur auf das oberste Fenster und nicht, solange die Erzeugung läuft
`Enter` oder `Leertaste`	Zeile in der Vergleichstabelle	Stelle in der PDF zeigen
`+` und `-` (auch Ziffernblock)	PDF-Ansicht, Cursor nicht in einem Eingabefeld	PDF vergrößern / verkleinern
`Alt` + `+` / `Alt` + `-`	PDF-Ansicht, auch in einem Eingabefeld	PDF vergrößern / verkleinern (Mac: `Option`)
`Umschalt` gedrückt halten	Beim Markieren in der PDF mit der Maus	Auswahl an den vorhandenen Text im Feld anhängen

Die Kürzel sind für ein deutsches Tastaturlayout ausgelegt. Bei Problemen mit einzelnen Kürzeln (zum Beispiel durch eine Bildschirmlupe oder Sprachausgabe) nehmen Sie die Knöpfe „− Kleiner“ und „+ Größer“ über der PDF.

Mit der Maus

Markieren: Maustaste gedrückt halten und über die Wörter ziehen (nicht nur klicken). Für mehrere Zeilen den Rahmen-Modus nutzen.
Auf der Startseite: Dateien lassen sich auch an beliebiger Stelle der Seite ablegen. Das gilt auch in den Ergebnissen, dort für „Nächste Rechnung“ oben rechts. Ein neuer Upload bricht die laufende Erzeugung ab.
Hinweiskästen in der rechten Spalte lassen sich zuklappen und dauerhaft ausblenden. Auf der Startseite können Sie ausgeblendete Hinweise mit „Ausgeblendete Hinweise wieder anzeigen“ zurückholen.

7. Ihr Konto

Sie kommen per Einladung: Der Administrator schickt Ihnen einen Link. Dort vergeben Sie ein Passwort (10 bis 72 Zeichen) und bestätigen Ihre Adresse über eine Mail. Danach melden Sie sich mit E-Mail-Adresse und Passwort an. Sie bleiben angemeldet, bis Sie 8 Stunden lang nichts tun oder sich abmelden. Kurze Wartungspausen (zum Beispiel nachts) melden Sie nicht ab.

Oben rechts finden Sie Ihr Benutzer-Symbol mit dem Menü:

Meine Daten: Passwort ändern (beendet alle anderen Sitzungen), auf allen anderen Geräten abmelden, die bei uns gespeicherten Daten herunterladen, Konto kündigen.
Benutzerverwaltung (nur Administratoren): Einladungen erzeugen und senden, Benutzer sperren, entsperren oder löschen.
Abmelden.

Passwort vergessen? Auf der Anmeldeseite „Passwort vergessen“ wählen. Sie bekommen, falls die Adresse bei uns bekannt ist, eine Mail mit einem Link (eine Stunde gültig, nur einmal verwendbar). Aus Sicherheitsgründen antwortet das Programm immer gleich, auch wenn die Adresse nicht bekannt ist.

Konto kündigen: Unter „Meine Daten“ geben Sie zur Bestätigung Ihr Passwort ein. Ihr Konto und Ihre Sitzungen sind sofort gelöscht. Der Administrator bekommt eine Info-Mail über die Kündigung (mit Ihrer E-Mail-Adresse), damit er davon weiß. In den Datensicherungen kann Ihre Adresse noch bis zu 14 Tage enthalten sein.

Mehrfaches falsches Anmelden wird kurz gebremst. Ist Ihr Konto gesperrt, sagt Ihnen das die Anmeldung; wenden Sie sich dann an den Administrator.

8. Ihre Daten und Datenschutz

Rechnungen: Ihre Dateien werden nur für die Auswertung verarbeitet und danach gelöscht. Sie werden nicht dauerhaft gespeichert. Bei „Ergebnis per E-Mail senden“ gehen die Dateien auf Ihren Wunsch an die von Ihnen genannte Adresse.
Konto: Gespeichert werden E-Mail-Adresse, Passwort (nur als Prüfwert, nicht lesbar), Zeitpunkt der Anlage und Einladungen. Auskunft über alles, was zu Ihnen gespeichert ist, gibt „Meine Daten herunterladen“.
Protokolle: Der Server schreibt technische Protokolle (gekürzte IP-Adresse, Zeit, aufgerufene Seite) für den Betrieb und die Abwehr von Missbrauch. Sie werden nach 14 Tagen gelöscht.
Weitere Informationen zur Datenverarbeitung erhalten Sie vom Anbieter des Dienstes.

9. Wenn etwas nicht klappt

„In dieser PDF lässt sich kein Text markieren“: Die PDF ist vermutlich ein Scan oder Foto. Das Programm braucht eine PDF mit auswählbarem Text. Fragen Sie den Aussteller nach der Originaldatei, oder erzeugen Sie die PDF direkt aus Ihrem Rechnungsprogramm.
„Die Datei ist zu groß“: Es sind höchstens 10 MB je Datei und 20 MB zusammen möglich, und PDFs bis 20 Seiten.
„Die Verarbeitung hat zu lange gedauert“: Die Datei ist sehr komplex. Versuchen Sie es erneut oder mit einer kleineren Datei.
Die XML-Datei sieht wirr aus (Base64): Manche Programme liefern die Datei Base64-kodiert. Das erkennt der Dienst und dekodiert selbst; im Ergebnis steht dazu ein Hinweis.
Eine Angabe wurde im Vergleich „nicht gefunden“: Steht die Angabe in der PDF anders geschrieben oder auf mehreren Zeilen? Der Vergleich ignoriert Groß- und Kleinschreibung, ß/ss und Umlaute, aber nicht jede Schreibweise. Öffnen Sie den Vergleich und sehen Sie nach.
Eine Warnung zu optionalen Regeln (XRechnung / Peppol): Die Rechnung ist trotzdem gültig. Reicht Ihr Empfänger sie an eine Behörde weiter, sollten Sie die Hinweise beachten.
„Der Dienst wird gerade gewartet“: Es läuft eine kurze Wartung (Datensicherung oder Update). Die Seite lädt sich selbst neu, Sie bleiben angemeldet.
„Ihre Sitzung ist abgelaufen“: Sie waren länger als 8 Stunden inaktiv oder wurden auf einem anderen Gerät abgemeldet. Melden Sie sich neu an.
Der Dienst reagiert nicht: Laden Sie die Seite neu. Hilft das nicht, wenden Sie sich an den Administrator.

10. Begriffe

E-Rechnung: Eine Rechnung als strukturierte Datei (XML) nach der europäischen Norm EN 16931, die ein Computer direkt verarbeiten kann. Eine bloße PDF ist keine E-Rechnung.
XRechnung: Der deutsche Standard: nur die XML-Datei, ohne lesbares Bild. Pflicht für Rechnungen an Bundesbehörden.
ZUGFeRD / Factur-X: Eine normal lesbare PDF mit der XML-Datei darin. Auch das ist eine E-Rechnung.
PDF/A-3: Eine PDF-Variante für die Langzeitarchivierung, die angehängte Dateien erlaubt. ZUGFeRD verlangt sie.
Netto / Brutto: Netto ist der Betrag ohne Umsatzsteuer, brutto der Betrag mit Steuer.
USt-IdNr.: Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, beginnt in Deutschland mit „DE“.
Leitweg-ID: Kennung, die Behörden bei Rechnungen an sie verlangen (Käuferreferenz).
IBAN: Internationale Kontonummer. Eine deutsche hat 22 Stellen.

Wichtige Termine zur Pflicht (Empfang seit 1.1.2025, Ausstellen ab 2027 bzw. 2028) und Quellen stehen im Hinweiskasten „Wichtige Termine und Regeln“ auf der Startseite. Die Angaben dort sind eine Zusammenfassung ohne Gewähr; maßgeblich sind die Fragen und Antworten des Bundesfinanzministeriums.

Die Hilfe beschreibt den Stand der Anwendung. Fehlt Ihnen etwas oder stimmt etwas nicht? Sagen Sie es dem Administrator.